Op 1 januari 2024 vond de bestuursoverdracht plaats van de instelling ROC TOP naar de stichting ROC van Amsterdam en Flevoland (ROCvA-F). ROCvA-F koos ervoor dat voor ROC TOP de processen en systemen van ROCvA-F leidend zijn. Dat betekende onder andere een conversie van Osiris naar Eduarte. Eén van de grootste uitdagingen was de korte tijd waarin dit gerealiseerd moest worden, want de conversie moest plaatsvinden in de zomervakantie. En dat is gelukt! We gaan in gesprek met René van den Berg, directeur onderwijsinformatie & ict en Suzan Tessels, manager onderwijslogistiek & -ondersteuning, beiden van ROCvA-F.
Nadat de bestuursoverdracht had plaatsgevonden, zijn de circa 3.200 actieve studenten van ROC TOP verdeeld onder 5 Amsterdamse colleges binnen de 12 mbo colleges van ROCvA-F. ROC TOP werkte met andere processen en systemen dan ROCvA-F. Met René en Suzan zoomen we specifiek in op de migratie van Osiris naar Eduarte. Wat was de aanpak en wat waren de succesfactoren? Het uitgangspunt voor het migratieproject was om te zorgen dat studenten en medewerkers met een eenduidig proces- en applicatielandschap te maken hebben. Hiertoe moest wel een migratie plaatsvinden van Osiris naar Eduarte, inclusief alle historie. René: “We hebben ervoor gekozen dat de processen en de systemen van ROCvA-F leidend zijn. Met het gevolg dat ROC TOP nu werkt met het digitale ecosysteem van ROCvA-F.”
Aanpak
Het was zonder meer een uitdagend proces met een strakke planning. Er werd een projectorganisatie opgezet met projectmanager Agnes Molendijk vanuit Eduarte en vanuit de onderwijslogistieke kant van ROCvA-F was Bert-Jan Klaren de projectmanager. Suzan: “In feite was dit een grote conversie. Normaal gesproken staat hier zeker 2 jaar voor. Wij moesten het in minder dan driekwart jaar doen. Met z’n allen voelden we enorm de urgentie dat de studenten op tijd, ruim voor de start van het schooljaar, in de juiste systemen kwamen. En daar hebben we samen keihard aan gewerkt.” De reden dat dit in de zomervakantie moest, was dat Eduarte voor de hele instelling 2 weken niet beschikbaar was.
Belangrijke succesfactoren zijn het draaiboek, maar vooral ook het sturen op het draaiboek en de planning. Suzan: “Op een gegeven moment zaten we wekelijks bij elkaar op projectleidersniveau maar ook vanuit het MT van beide zijden.” René vult aan: “Eduarte heeft een bewezen draaiboek. Wat ook hielp is dat we van tevoren hebben bepaald dat de systemen van ROCvA-F leidend waren. Dat was duidelijk en daar zijn we niet vanaf afgeweken.”
Suzan Tessels en René van den Berg
Verschillende structuren
René vindt het bijzonder om te vermelden dat het voor de eerste keer een conversie was van Osiris naar Eduarte. Beiden benadrukken dat ze niet alleen goed hebben samengewerkt met de projectmanager van Eduarte en vanuit het onderwijs, maar ook met een consultant van Caci. Dus ook die partij heeft bijgedragen aan dit succes.
Omdat de structuren van Osiris en Eduarte heel verschillend zijn, bracht het de nodige uitdagingen met zich mee. René: “Zeker toen het spannender werd, zochten we elkaar vaker op in de stuurgroepoverleggen. Dat hielp goed om de juiste (conversie)keuzes te maken. Soms was het nodig om zaken bij te stellen of te versimpelen of een extra proefconversie en/of proefsamenvoeging te doen Het projectteam van Eduarte was hierin gelukkig flexibel.”
Conversie- en samenvoegingsplan
Op advies van Eduarte werd een strak conversie- en samenvoegingsplan gevolgd. “Dat hielp zeker ook om de planning te halen.” In zo’n plan staat onder meer wie, wanneer, waarover wordt beslist met afstem- en besluitvormingsmomenten. Uiteraard maakten een aantal proefconversies ook onderdeel uit van het plan. Uiteindelijk kwamen ze uit op bijna 100% dataconversie, een mooi resultaat. De planning die ze van tevoren hadden bedacht, werd gehaald. Voor het nieuwe schooljaar zat alle studentendata in Eduarte.
Teamwerk
Hoe kijkt ROCvA-F er achteraf op terug? René: “Bij de start van het nieuwe schooljaar hebben we eigenlijk weinig opmerkingen gekregen. Het is heus niet 100% vlekkeloos verlopen, maar ik kijk er met grote tevredenheid en trots op terug. En niet onbelangrijk: voor de student is het heel goed verlopen.”
Suzan vertelt dat het teamwerk was. Een grote groep medewerkers was erbij betrokken, zoals bij het maken van de scripts, testen en de nazorgwerkzaamheden. En vergeet ook niet alle koppelingen die achter de systemen hangen. René benadrukt dat er keihard aan is gewerkt. Veel mensen hebben in de zomervakantie doorgewerkt om de planning voor het nieuwe schooljaar te halen. “Ik ben erg trots op het behaalde resultaat en dankbaar dat zoveel mensen bereid waren in de zomer door te werken!”
Hebben ze tot slot nog tips voor andere scholen? Suzan: “Goed en regelmatig blijven communiceren met elkaar. En bepaal van tevoren welke processen je hanteert en houd je daar ook aan.”