"De belangrijkste tip? Breng je processen goed in kaart”

Een NBI heeft totaal andere wensen en eisen dan een ROC. Zo ook Technicom, de opleider voor vakmensen voor de techniek, veiligheid en logistiek. Toch hebben beide een studentinformatiesysteem nodig. “Onze doelgroep en behoeftes verschillen enorm van een regulier mbo. Eduarte sluit uitstekend aan op wat wij nodig hebben.” 

Rizwan Ghani is ICT-manager. Hij werkt al 22 jaar bij Technicom en maakte de enorme ICT-ontwikkeling van dichtbij mee. “Ik begon als programmeur en we bouwden het eerste studentinformatiesysteem zelf. Een desktopapplicatie. Vervolgens lieten we een webapplicatie bouwen door een externe partij. Er was in die tijd nog geen standaardapplicatie voor kleine scholen.”

Standaardapplicaties voor NBI’s? 
Toen de levenscyclus van de webapplicatie zijn einde naderde, ging Rizwan op zoek naar een nieuw systeem. “Ik vroeg me af: zijn er standaardapplicaties die goed aansluiten op onze processen? Als je globaal kijkt, zijn er best veel opties. Maar zoek je specifiek, dan is het aanbod beperkt. Bij de ROC’s waar we veel contact mee hebben, kwam Eduarte sterk naar voren.”

Technicom legt contact met Eduarte en al snel wordt een proces gestart. “Projecten worden professioneel aangepakt. De communicatie is duidelijk: wat kan wel en wat kan niet. Als kleine school hebben we andere behoeftes. Zo geven wij les aan volwassenen die al aan het werk zijn en (verplicht) een opleiding doen, die vaak in de avonduren les krijgen en meestal van één docent die de rol van leerkracht, coach én begeleider vervult. Dat vraagt een bepaalde inrichting. Welke eisen we ook hadden op dat gebied, vrijwel nooit hoorde ik: nee, dat kan niet.”  >> Lees verder onder het kader.

Een helder proces als voorwaarde
Volgens Rizwan heeft dit te maken met het in kaart brengen van processen. “In Eduarte kun je allerlei workflows inrichten. Dus als je je proces helder hebt – dat is echt een voorwaarde – kun je samen gaan bekijken hoe je dat vormgeeft. Wij hebben onze werkprocessen in fases ingericht. Zo begonnen wij met de administratie. Het systeem is ondertussen al lang operationeel. Gaandeweg bouwen we het verder uit en optimaliseren het. Het voordeel daarvan is dat mensen al direct in het systeem werken en er handig mee worden. En ondertussen automatiseren we steeds meer processen.”

In Eduarte kan niet alles waar Technicom behoefte aan heeft. “Een goed roosterprogramma ontbreekt. Dat is jammer, maar gelukkig is Eduarte een open systeem. Het biedt mogelijkheden om te koppelen met externe partijen. Daar zijn we blij mee.”

Kleiner budget
De implementatie is grotendeels klaar. “Onze vraag was vanaf het begin helder. We wisten precies wat we wilden. Eduarte kon dit goed vertalen. Dat scheelt in tijd en kosten en werkte voor beide partijen prettig. Als NBI ben je kleiner, heb je andere behoeftes, een kleiner budget en ben je dynamischer en afhankelijker van wat er om je heen gebeurt. Door onze heldere vraagstelling konden we snel met het systeem aan de slag. Ook spraken we duidelijk af welke werkzaamheden we zelf voor onze rekening konden nemen met Eduarte in een ondersteunende rol, dat scheelt in de kosten.”

Rizwan sluit af: “Het gevoel bij Eduarte is goed. We hebben een juist besluit genomen en dat is belangrijk. Zo’n systeem is niet iets tijdelijks. Wij zien het als een partnership en zo voelt het gelukkig ook.”