Toen er een nieuwe functioneel beheerder voor Eduarte startte bij Menso Alting, gaf hij aan behoefte te hebben aan een training. Ook concludeerde hij: wij hebben dingen anders ingericht dan hoe Eduarte het adviseert (volgens de best practises, gekoppeld aan de standaard processen volgens de MORA). Eline Heeringa: “Het leek ons goed om het hele systeem door te lichten. Wat is wel en wat is niet goed ingericht? Dat gaf ons inzicht. Nu denken we als school na over werkprocessen. Dat geeft verbinding.”
Eline is teamleider van team verpleegkunde en van het ondersteunend personeel op ROC Menso Alting. Zodoende is zij betrokken bij werkprocessen en systemen. “We gebruiken Eduarte nu 4 jaar”, legt zij uit. “Na de eerste inrichting zijn we ermee gaan werken om te ervaren: wat kun je ermee en waar loop je tegenaan? Daarna werd het tijd voor een optimaliseringsslag.”
Inzicht in processen
Om inzicht te krijgen in de processen, liet de school een scan uitvoeren. Eduarte-consultants Bert en José namen bij verschillende medewerkers van Menso Alting interviews af. “Ze keken meteen mee in ons systeem, erg handig. Ze stelden vragen over waarom we dingen op een bepaalde manier doen en hoe we tot het besluit waren gekomen om het zo te doen. Het was heel mooi om te zien hoe informatie werd opgehaald en verwerkt. Een prachtig, gezamenlijk proces.”
De uitkomst van dit onderzoek wordt vastgelegd in een adviesverslag. “Deze is besproken in het MT en er zijn plannen gemaakt. De urgente zaken zijn met behulp van José opgepakt, ook vanwege het verlof van de functioneel beheerder. Van de minder urgente onderwerpen is met de medewerkers breed in de organisatie een plan gemaakt om zo alle werkprocessen onder de loep te houden.”
Verbinding
Het onderzoek leverde veel inzicht op. “We hebben nu meer vertrouwen in wat we doen. Als school nadenken over werkprocessen, geeft verbinding. Het is belangrijk dat je van elkaar weet wat je doet. Het doorlopen van zo’n scan helpt daarbij.”
Meer weten over procesoptimalisatie volgens de best practises, gekoppeld aan de standaard processen volgens de MORA? Lees hier meer.
