Oppstap is een private opleider in het mbo voor de zorg- en welzijnsbranche. De organisatie richt zich vooral op maatwerkopleidingen voor volwassen zij-instromers. “Wij leiden voornamelijk in-company groepen op binnen zorg- en welzijnsorganisaties,” vertelt Annette van Krimpen, directeur van Oppstap. “Als NBI, zijn wij dus echt een andere onderwijsaanbieder dan een groot ROC, met meer diversiteit en andere doelgroepen.” Oppstap besloot over te stappen op een nieuw studentinformatiesysteem en ze kozen voor Eduarte dat goed aansluit bij de behoeften van Oppstap.
Op zoek naar een nieuw studenteninformatiesysteem
Oppstap bestaat sinds 2012 en zijn in 2016 gaan automatiseren. “We hadden destijds vierhonderd studenten en een op maat gemaakt studentenadministratiesysteem,” vertelt Raymond Bakker, Manager Onderwijslogistiek en Ondersteuning. “Dat systeem had een opknapbeurt nodig en er kwamen ook steeds meer eisen vanuit de overheid waaraan we als NBI moesten voldoen.” De zoektocht naar een nieuw studenteninformatiesysteem bracht Oppstap langs diverse aanbieders. “Je komt al snel uit bij systemen die al binnen het mbo gebruikt worden. De keuze viel uiteindelijk op Topicus Eduarte die de Eduarte2go oplossing aanbood. Ze zijn thuis in het mbo, het systeem heeft alles dat we nodig hebben, het kon snel geïmplementeerd worden en daarnaast vielen de kosten voor ons als kleine instelling ook mee.”
Voortvarende implementatie
Na een offertetraject, verschillende demonstraties en gesprekken werd eind vorig jaar de overeenkomst getekend. Raymond vertelt: “Anderhalve maand later konden we al beginnen. Hierbij zijn we heel goed ondersteund door het team van Eduarte consultants.”
“In december kregen we de eerste uitleg en hebben we keuzes gemaakt over de inrichting,” vult Annette aan. “In januari zijn we gestart met werkgroepen passend bij de onderdelen die ingericht moesten worden. De programmaleiders zijn tevens direct begonnen met het onderwijs in Eduarte in te richten. We zitten nu in maart en we gaan echt heel snel.”
Raymond ziet dat de snelle doorlooptijd mede mogelijk werd gemaakt doordat zij hun processen al eerder volledig hadden uitgewerkt volgens de MORA. “Daar hebben we de afgelopen twee jaar hard aan gewerkt en het team kon onze processen overnemen en inrichten in Eduarte. Natuurlijk zijn er wel aanpassingen nodig, maar de basis stond al.”
Annette van Krimpen & Raymond Bakker van Oppstap,
samen met Melvin van Kalsbeek en Mieke Bootsma van Topicus Eduarte.
Gedeeltelijke conversie & gefaseerde training
Ook voor de conversie van data was een goede afstemming in het projectteam van groot belang. “Daar moesten we keuzes in maken. Neem je alles mee, inclusief mogelijk vervuilde data, of begin je met een schone lei?” zegt Raymond. Oppstap besloot voor nu alleen de ingeschreven studenten over te nemen, zodat de dataset aansluit bij wat er staat geregistreerd bij DUO.
Daarnaast kiest Oppstap voor een gefaseerde trainingsaanpak. “We trainen pas als iemand het systeem daadwerkelijk gaat gebruiken. Voor nu zijn dat de programmaleiders en de onderwijsondersteuning, en zo bouwen we het uit naar andere gebruikers.” “Wij werken veel met zzp-docenten,” vult Annette aan. “Dus we trainen docenten pas als ze met een groep in Eduarte gaan werken, dan kunnen ze die kennis meteen toepassen.”
Meerwaarde van Eduarte
Raymond ziet de grootste meerwaarde in de automatisering van processen. “Daar zit echt de winst voor de toekomst. Nu moeten we studenten handmatig inschrijven bij DUO. Straks gebeurt dat automatisch en dat scheelt enorm veel werk. Ook het diplomaproces wordt eenvoudiger. We maken diploma’s nu handmatig, straks komt alles automatisch uit Eduarte.”
Annette benadrukt het belang van workflows in Eduarte. “Nu moeten we erop vertrouwen dat iedereen het proces volgt. Straks helpt Eduarte ons daarin. We kunnen onze processen borgen via het systeem. Dat maakt het efficiënter en minder foutgevoelig.” Ook de managementrapportages worden eenvoudiger. “Nu moeten we handmatig lijstjes maken. Straks kunnen we rapportages op ieder gewenst moment uit Eduarte halen.”
Topicus Eduarte als partner
Oppstap is heel tevreden over de samenwerking met Topicus Eduarte. Raymond geeft aan: “Het is een kundig team met veel kennis, ze reageren snel en denken echt met je mee. Groot pluspunt is dat de consultants ook praktijkervaring hebben in het mbo. Dat maakt een groot verschil.” Annette ervaart hetzelfde. “We hebben het gevoel dat alles bespreekbaar is en dat is heel prettig. We zijn geen standaard ROC, en het is erg fijn dat Topicus Eduarte dat erkent en meedenkt. We zijn een kleinere partij, maar worden gezien en gehoord. Dat is fijn.”
Annette kijkt uit naar de verwachte livegang in mei: “We kijken ernaar uit om de eerste studenten in Eduarte te zetten. Natuurlijk moet er nog het een en ander gebeuren, inclusief de conversie, maar we hebben er alle vertrouwen in.”
Snel starten met Eduarte2Go
De afgelopen jaren mochten we veel aanbestedingen, fusies en nieuwe klanten begeleiden bij het implementeren van Eduarte. Door de hoeveelheid en omvang van deze projecten ontstond er een behoefte om Eduarte efficiënter en effectiever te kunnen implementeren. Zeker nu de scope van Eduarte door ontwikkelingen als LLO breder wordt dan het ‘klassieke’ mbo-onderwijs. Een belangrijk onderdeel daarvan is Eduarte toegankelijker maken voor niet-bekostigde instellingen. Verschillende initiatieven op zowel technisch als functioneel vlak kunnen we nu samenvatten tot een complete oplossing voor nieuwe en bestaande klanten: Eduarte2Go.
Meer info over Eduarte voor NBI’s, contractonderwijs en kleine scholen