Van onze consultant Melvin van Kalsbeek
Efficiënter werken en beter overzicht: ontdek de kracht van workflows in Eduarte. Melvin geeft een uitleg over workflows in z’n algemeenheid en in Eduarte. Daarnaast geeft hij een aantal praktijkvoorbeelden.
Wat zijn workflows?
Workflows. Waarschijnlijk heb je er wel eens van gehoord, of worden ze zelfs al toegepast binnen je organisatie. Het is één van de krachtigste, maar ook technisch meest complexe modules van Eduarte. Daarom beginnen we bij het begin: wat is een workflow eigenlijk?
Een workflow is een gestructureerde reeks stappen of activiteiten die nodig zijn om een bepaald proces of taak uit te voeren. Het definieert hoe taken, gegevens en verantwoordelijkheden door een organisatie of systeem stromen om een specifiek doel te bereiken. In Eduarte is een workflow vaak een vertaling van je bedrijfsproces naar concrete, geautomatiseerde stappen.
Een workflow beschrijft:
• Wie verantwoordelijk is voor elke stap.
• Wat er gedaan moet worden.
• Wanneer het moet gebeuren (volgorde en deadlines).
• Hoe de stappen elkaar opvolgen, vaak met geautomatiseerde of handmatige beslissingspunten.
Workflows kunnen eenvoudig zijn (zoals het versturen van een mail) of juist complex (zoals het beheren en monitoren van een intakeproces met routes, uitzonderingen en signaleringen).
Wat zijn de voordelen van workflows in Eduarte?
De voordelen van workflows zijn direct af te leiden uit de definitie. Door een workflow in te richten kun je:
1. Taken toewijzen aan de juiste personen: de taken verschijnt automatisch op het scherm van de verantwoordelijke medewerker. Dit voorkomt dat mensen zelf op zoek moeten naar wat er gedaan moet worden.
2. Fouten reduceren en processen vereenvoudigen: medewerkers krijgen automatisch de juiste schermen en instructies. Dit vermindert de kans op fouten en maakt het eenvoudiger om nieuwe medewerkers in te werken.
3. Inzicht verkrijgen in procesdoorloop: omdat procesactiviteiten in de database worden opgeslagen, kun je workflows monitoren. Hierdoor krijg je inzicht in knelpunten en kun je tijdig ingrijpen.
4. Deadlines beheren: medewerkers krijgen hulp bij het prioriteren van werkzaamheden door signaleringen en overzichten van activiteiten.
Een proces zonder workflow kent verschillende risico’s, zoals het overslaan van stappen, het volgen van onwenselijke routes of het vergeten om werk door te zetten naar een volgende verantwoordelijke. Workflows voorkomen deze valkuilen en zorgen voor consistentie in je processen.
Praktijkvoorbeelden
Om de voordelen van workflows concreet te maken, laten we enkele praktijkvoorbeelden zien van workflows in Eduarte. Hieronder bespreken we een aantal workflows die standaard worden geleverd met de Eduarte2Go-inrichting.
Eenvoudige workflows: automatiseren van e-mails en signalen
Een eenvoudig voorbeeld is het automatiseren van e-mails of signalen naar medewerkers of studenten. Denk aan standaardworkflows die studenten, mentoren en eventueel ouders/verzorgers informeren over (ongeoorloofd) verzuim. Dit proces start met een trigger (zoals een registratiemoment) en stuurt automatisch een e-mail. Hiermee besparen medewerkers tijd en worden alle betrokkenen tijdig geïnformeerd.
Complexe workflows: intakeprocessen stroomlijnen
Een ander voorbeeld is het organiseren van intakeprocessen. Hierbij spelen vaak verschillende actoren een rol; het tijdig en correct doorzetten van werk is cruciaal. Een intake workflow kan helpen bij:
• Het plannen van intakegesprekken.
• Het sturen van uitnodigingen.
• Het doorzetten van administratieve afhandeling na afronding van het intakegesprek.
Nieuwe processen automatiseren: meer studentbetrokkenheid
De workflowmodule maakt ook nieuwe processen mogelijk die studenten actiever betrekken. Met (begeleidings)formulieren kunnen studenten bijvoorbeeld zelf een aanvraag indienen voor een vrijstelling, doorverwijzing of gesprek met een begeleider. De workflowmodule informeert automatisch de betrokken personen en zet de juiste vervolgstappen uit.
Een goed voorbeeld is het automatisch signaleren van situaties waarin een student recht heeft op een mbo-verklaring of (keuzedelen)certificaat wanneer deze de instelling ongediplomeerd verlaat. De workflowmodule zet deze acties in gang zonder handmatig werk.
Conclusie
De workflowmodule is een krachtig hulpmiddel om processen binnen Eduarte efficiënter en inzichtelijker te maken. Hoewel het soms complex en abstract kan lijken, biedt het enorme voordelen op het gebied van taaktoewijzing, procesbeheer en automatisering.
Benieuwd naar wat workflows voor jouw organisatie kunnen betekenen? Of heb je hulp nodig bij de inrichting van workflows? Vul dan onderstaand formulier in of neem contact op met jouw contactpersoon binnen Eduarte.
Melvin van Kalsbeek
Consultant Eduarte